7 vuistregels voor verbindend communiceren

Van vervreemdend bla bla naar verbindend communiceren

 

Een nieuwe burgemeester vroeg aan zijn communicatieadviseur wat zijn sterkste punt was. De beste man dacht even na. Toen zei hij: ‘Corporate nonsens’. Hij hoorde het zichzelf zeggen en liet het nog even bezinken. Hoor ik dat goed? Toen knikte hij overtuigend: ‘Ja, corporate nonsens. Daar ben ik goed in’.

De communicatieadviseur kwam uit het bedrijfsleven. Hij had bij een internationale onderneming gewerkt. Daar was hij verantwoordelijk voor de interne communicatie en belast met het ‘verkopen’ van reorganisaties. Het was gebruik om in beleidsdocumenten te strooien met corporate termen. Waarom? Hoe onduidelijker de boodschap, hoe beter het verhaal. Daar waren de bedrijfsjuristen meestal erg blij mee.

Het was een trend om mensen uit het bedrijfsleven binnen te halen bij de overheid. Daar vond je de experts. Onder het mom van effectieve communicatie en professionele communicatie werd er een vervreemdend vocabulaire binnengehaald. De nieuwe burgemeester zat ermee in zijn maag. Hij moest knopen doorhakken in een lastig dossier en intern en extern op zoek naar draagvlak. Een memo van zijn communicatieadviseur moest hem daarbij helpen. De burgemeester was na lezing van het stuk niet blij: ‘Zo gaan we het niet doen. Hier heb ik niks aan voor mijn speech’. Waar sloeg het memo de plank mis? De eigenwijze burgemeester kon het niet benoemen, maar bij zijn adviseur viel het kwartje. Dat kwam door die simpele vraag: ‘Wat is je sterkste punt?’ Het antwoord: ‘Corporate nonsens’.

Burgemeester 7 vuistregels verbindend communiceren Schipper & Oosterwijk magazine

De tekst was opgesteld met de intentie om risico’s te mijden. Hij stond vol met ambtelijk jargon en verhullende termen. De nieuwe burgemeester wilde de ambtelijke organisatie en de inwoners van zijn gemeente achter de oplossingsrichting krijgen. Dat zou met deze boodschap niet lukken. Integendeel. Het was vervreemdend bla bla. De speech zou vragen oproepen: ‘Waar wil de burgemeester nu eigenlijk heen? En waarom?’
Iedereen snapte dat er een moeilijke beslissing genomen moest worden. Daarom was er behoefte aan duidelijke overwegingen. Welke stip had de burgemeester op de horizon gezet? Er was maar één ding dat ze van hem wilden weten: hoe moet het nu verder? Een duidelijk en eerlijk verhaal, waarin ze werden meegenomen door een bezielende burgervader.

7 vuistregels
De communicatieadviseur brak met de ‘corporate nonsens’ en ging op zoek naar manieren om duidelijk en eerlijk te communiceren. Hij zette een foto op zijn bureau van de aubade op het stadhuisplein op Koningsdag. Daarop kon hij honderden inwoners van de gemeente onderscheiden. Zij moesten hem helpen om te communiceren met gevoel en aandacht voor de menselijke maat. Hij heeft 7 vuistregels voor verbindend communiceren voor iedereen die zich bezighoudt met overheidscommunicatie:

  1. Eerlijke taal
    Hoe zet je het wapen van de taal in? Het kan een rookgordijn zijn, waarmee je een dramatische boodschap verkoopt als ijs op een warme zomerdag. Verhullend taalgebruik. Het kan ook een instrument zijn om draagvlak voor een moeilijk besluit te krijgen. Met een duidelijk inkijkje in voor- en nadelen. Eerlijk. Dat voelen mensen.
  2. Een veto voor juristen?
    Bedrijfsjuristen zijn meestal blij met een onduidelijke boodschap. Daar kunnen ze alle kanten mee op. Het is verleidelijk om juristen buitenspel te zetten, maar dat is niet verstandig. Betrek juristen bij je duidelijke en eerlijker verhaal. Neem hun suggesties serieus, maar geen ze geen veto.
  3. Mensenwerk
    Het is niet vreemd om niet op elke vraag een kant-en-klaar antwoord te hebben. Aarzeling en emotie is geen teken van zwakte. Het is juist herkenbaar. Leg wel uit waar je terughoudendheid en voorzichtigheid vandaan komt. Speel geen verstoppertje.
  4. Snap je het zelf wel?
    Communiceer nooit iets wat je zelf niet snapt. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want je moet blijven doorvragen. Het voorkomt wel dat je bewust of onbewust ‘corporate nonsens’ verkoopt. Met een boodschap die je zelf snapt, voorkom je ook onjuiste interpretaties in de media.
  5. Corporate nonsens
    Niet alleen grote bedrijven maken zich schuldig aan taalgebruik dat alleen insiders begrijpen. Dat overkomt ook de overheid. Ambtelijke taal kan heel verhullend zijn. Doe niet alsof je het snapt om maar bij de insiders te horen. Zo ontstaat ‘corporate nonsens’. Kies bewust voor duidelijke taal, die iedereen begrijpt.
  6. Geen komma’s?
    Schrijf eens een tekst zonder komma’s. In korte zinnen. Dat is best lastig, maar een goede oefening om duidelijk te communiceren. Gebruik geen bijzinnen als verpakking voor de kernboodschap. Richt je op iedereen op het stadhuisplein, van directeur tot stratenmaker en van je schoonmoeder tot je buurman.
  7. Neem je publiek serieus
    Ambtenaren en bestuurders denken nogal eens dat hun publiek een moeilijke boodschap niet aankan of niet snapt. Dan communiceren ze alleen actiepunten en verzuimen ze een inkijkje te geven in het besluitvormingsproces. Wat waren de overwegingen? Neem mensen mee! Dat zorgt voor meer begrip en betrokkenheid.